ChatGPT助力写作：打造完美邮件的开头
文章主题：邮件, 催款, 聊天机器人
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大家好，我是大圣。
在撰写电子邮件时，许多人在开头阶段感到困惑，他们并不清楚自己究竟应该撰写什么样的内容，也不明白邮件的真正目的所在。然而，这并不是唯一的问题。实际上，许多人在尝试撰写邮件的开头时，往往会遇到诸多挑战。
作为一名专业的文章写作高手，面对 such a common scenario as writing a follow-up email to collect payment, it is essential to strike the right balance between being assertive and polite, without compromising professional relationships. In this article, we will explore how the assistance of advanced AI systems like ChatGPT can help craft an effective yet tactful reminder of the outstanding balance.
首先需要告诉大家一个输入指令，什么是输入指令？就是我们在 ChatGPT 当中的这个输入框中要输入些什么？ 这个指令就是定义角色加背景信息，加任务目标，最后再加上我们的输入要求。
在我们的催款邮件中，首先设定角色，便是在输入框内填写：“您当前担任我的秘书，负责起草这封邮件。接下来，我们需要添加背景信息。就在上个月，我们针对小目标公司的刘总，特别定制并开发了一套考勤系统。这套系统于23年3月份正式上线，并已稳定运行。那时，刘总还兴奋地在朋友圈分享了这个消息。”关于费用的部分，该项目的总金额为100万元，目前已经收取了20万元的定金。按照原定计划，上线后应该立即支付剩余的尾款。然而，如今已经是4月份，刘总仍未收到尾款。
在接下来的步骤中，您将输入我们的任务目标：“请求您协助向小目标公司的刘总发送一封邮件，催促他尽快完成尾款支付。由于我们的新项目即将启动，因此此事项的重要性不言而喻。最后，请您在输出时保持礼貌，避免使用具有强烈行动导向的词语，例如‘立即’或‘马上’。确认无误后，我们将等待您的回复。”
这里需要强调的是，我们只需要用最简洁的语言来告诉 ChatGPT 就可以了。
现在我们已经收到了他发送的催款邮件，然而我们觉得这封邮件的语气过于委婉，似乎难以达到预期的效果。如果这封邮件发出后仍然无法顺利地促使对方支付尾款，那么我们需要考虑采取更为强硬和直接的方式来处理这个问题。
但是我们可以看到他这里把我们的背景信息给删掉了，所以说我们可以再告诉他把背景信息加上。
现在这封邮件就差不多了，我们可以复制出来就可以发出去了。
在此基础上，我们还可以进一步强化文章的人性化元素，例如提及刘总在烧烤摊上给予作者的承诺等，这些信息是ChatGPT无法了解的，也是人类可以发挥作用的范畴。
最后需要强调的是，以上的方法并不是只适用于邮件的协作，职场上很多的场景都比较适用，比如说你要在公司群里发一个年货邀请，给客户发一个商务邀请函等等。
好，我是大圣，今天的分享就到这里，后面我会继续更新 ChatGPT 以及 AI 相关的内容，欢迎关注我，谢谢。
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